Ein Urteil vom September 2022 verpflichtet Arbeitgeber zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Das Ziel des Urteils ist die Einhaltung der Arbeitszeit sowie der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen.
Was sich in der Praxis ändert
Je nach Unternehmen ist die Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit durchaus eine Umstellung. Betriebe mit vielen Außendienstmitarbeitern, das Gastgewerbe oder Unternehmen mit Mitarbeitern im Home-Office setzen bei ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten voraus. Die Kontrolle der Arbeitszeit kann hierbei mitunter eine Herausforderung darstellen. Die Regelung gilt branchenübergreifend und unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis, sowohl geringfügig Beschäftigte als auch in Vollzeit angestellte Mitarbeiter müssen zukünftig in angemessener Form Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie Ruhepausen dokumentieren.
Welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung sind rechtlich erlaubt?
Die Methode zur Erfassung der Arbeitszeit bestimmte das Bundesarbeitsgericht nicht, legte jedoch fest, welche Anforderungen das eingesetzte System erfüllen muss. Sind diese erfüllt, steht es den Unternehmen demnach frei, ob sie auf analoge oder digitale Zeiterfassung setzen. Zu den Kriterien zählen die Verlässlichkeit und Genauigkeit, um eine präzise Zeiterfassung zu gewährleisten. Weiterhin muss das System transparent sein, sodass Mitarbeiter Einblick in ihre vollbrachte Arbeitszeit und in ihre erbrachten Überstunden haben. Durch die erforderliche Transparenz soll es unabhängigen Prüfern möglich sein, Unternehmen auf die gesetzliche Einhaltung hin zu kontrollieren. Außerdem müssen Arbeitgeber für Datensicherheit und Datenschutz sorgen, indem sie die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen und sicher speichern.
Welche Systeme den Ansprüchen des BAG-Urteils genügen
Nicht jedes System zur Erfassung der Arbeitszeit kann dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts gerecht werden. Analoge Zeiterfassung ist bei kleineren Unternehmen möglich, deren Mitarbeiter in einem einheitlichen Arbeitszeitmodell beschäftigt sind.
Um Betrieben gerecht zu werden, die ihren Mitarbeitern verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit, Home-Office oder Teilzeit anbieten, lohnt sich ein Blick auf Systeme zur digitalen Zeiterfassung wie das von Timemaster. Durch plattformunabhängigen Zugriff ist es den Mitarbeitern möglich, ihre Arbeitszeit über ihr Smartphone mittels App, über den Laptop oder an einem ortsgebundenen Terminal einzutragen. Der modulare Aufbau der Software erlaubt es Unternehmen, die Zeiterfassung auf ihre Bedürfnisse hin anzupassen. Jeder Betrieb ist anders aufgestellt und hat eine eigene Struktur. Die Anzahl der Mitarbeiter und der Betriebsstätten ist unterschiedlich hoch, die Arbeitsmodelle unterscheiden sich und die Vernetzung der Standorte fallen verschieden aus. Durch das flexible System können jederzeit Anpassungen vorgenommen werden und Mitarbeitern ist es möglich, unabhängig ihres Arbeitszeitmodells praxisnah und einfach ihre Arbeitszeit in das System einzutragen. Aufgrund der jederzeit ortsunabhängigen Zugriffsmöglichkeit wird das System auch modernen Arbeitsmodellen wie Home-Office in Teilzeit gerecht. Da jeder Mitarbeiter Zugang zum System hat, ist die gesetzlich vorgegebene Pflicht zur Transparenz erfüllt. Das System hält ebenso die Datenschutzbestimmungen ein.
Vorteile eines externen Anbieters
Aufgrund der Komplexität der gesetzlichen Rahmenbedingungen und der sich regelmäßig ändernden Datenschutzbestimmungen sollten Unternehmen auf Expertise setzen. Durch eine zuverlässige und funktionstüchtige Software sparen Unternehmen Kosten und können bei auftretenden Problemen auf die Kompetenz des Anbieters setzen, die sich auf das Thema digitale Zeiterfassung spezialisiert haben. Analoge Systeme sind nur noch in wenigen Fällen realisierbar, besonders wachsende Unternehmen sollten frühzeitig auf digitale Produkte umsteigen, um den wachsenden Ansprüchen sowie den gesetzlich geschaffenen Bedingungen gerecht zu werden.
